תפקידו של מעצב פנים, משתנה מפרויקט לפרויקט. באם מדובר בעיצוב מסעדה, משרד, חנות, בית או דירה, בכל אלו עליו לשמור על תמהיל מנחה של שלושה מרכיבים התלויים זה בזה: צרכים, תקציב וחלל.

צרכים – תנאי ראשוני להצלחת פרויקט עיצובי הוא הבנת הצרכים של העומד מולו, ולעיתים אלו באים בסתירה ל"רצונות העיצוביים" של הלקוח.
הרכב הצרכים ומשקלם היחסי של העומדים מול מעצב הפנים יכתיבו בהמשך את ניצול החלל וחלוקת התקציב.

חלל ופונקציונאליות- מילת המפתח במרכיב זה היא הרמוניה. הרמוניה הכוללת בתוכה את כל הגורמים הפונקציונאליים ביחידת שטח או נפח נתונה תוך הבנה של אילוצים, סטנדרטים וטעם אישי. לעזרתו של המעצב עומדים כלים עיצוביים רבים, שיכולים לדמות את כל האפשרויות של ניצול החלל על מנת להגיע לניצול המרבי של הצרכים הפונקציונאליים והאסתטיים. בגישה זו יוצגו ללקוח מגוון האפשרויות של עיצוב פונקציונאלי ומעל מעטפת עיצוב אסתטית.

לדוגמא: שימוש במסך שטוח תלוי על הקיר ומערכת קולנוע ביתי יהוו בסיס לתכנון כולל של האזור שיבוא לידי ביטוי במיקום נקודות חשמל, קביעת גובה רמקולים, מיקום רמקולים אחוריים תלויים, בהתאם לגובה מערכות הישיבה , תכנון תעלות קיר עבור חיווט, תאורה מבוקרת וכולי.
שימוש באותם כלי הדמיה שהזכרנו קודם יאפשרו ללקוחות לבחור באופציות השונות המשלבות את טעמם האישי מבלי להתפשר על הפונקציונאליות.

תקציב – זהו הגורם הקשיח ביותר בפרויקט, ומסגרתו מחייבת. מעצב הפנים ידע איך לחלק את התקציב על פי צרכי הלקוח ולהציג את אופן חלוקת התקציב של כל גורם וכל תת סעיף באותו גורם.
בתוך מסגרת התקציב עומדת לרשותו של המעצב גמישות רבה שאמורה לבוא לתועלתו של הלקוח. גמישות זו נובעת מרמות גימורים שונים, איכויות ברמות שונות, מותגים וכולי. מעצב הפנים ינחה וימליץ כיצד יש לחלק את התקציב בצורה הראויה ביותר כשלפניו מונחים כל נתוני הצרכים הפונקציונאליים וההעדפות האסתטיות.

ניהול/ ליווי הפרויקט– ניהול הפרויקט הוא מרכיב שמשתנה בין מעצב למעצב, אך מנסיוני, רוב הפרויקטים מלווים, אך אינם מנוהלים ע"י מעצב הפנים. ליווי זה הוא הבקרה על אופן יישום תוכניות עיצוב הפנים.
ניהול הפרויקט במקרים אלו נעשה לרוב ע"י הקבלן המבצע וככל שקבלני הביצוע מתרבים או רמת היישום מורכבת יותר כך ישנו צורך רב יותר במנהל פרויקט. תאומים שונים של מבצעים שונים עשויים להתגלות כבעייתיים ולגבות מחיר כבד במקרה של חוסר הבנה.

מנהל פרויקט יעבוד ע"פ המלצות המעצב, יקפיד על רמות הגימור המומלצות, ינהל ויתאם את בעלי המקצועות והקבלנים השונים, יספק מענה מיידי לבעיות בשטח. בנוסף הוא מפנה את הלקוח לעיסוקיו. העלות השולית קטנה מהיתרון היחסי של הביצוע הממוקד.
חלק מהמעצבים משמשים כמנהלי פרויקטים, וכדאי לשקול זאת בחיוב, היות ומעצב הפנים שלכם מחויב לפרויקט באופן מוחלט.

עיצוב תאורה הולך ומתפתח כמקצוע בפני עצמו, אך ישנם מעצבי פנים שנושא זה הנו חלק מהשירות אותו הם נותנים.
בתהליך עיצוב תאורה, ישנם מס מימדי הסתכלות ונקודות שיש לקחת בחשבון. ישנה התאורה הטבעית, אשר אנו מקבלים מהשמש, עבודה עם תאורה זו היא בעצם עם האור עצמו, כיוונו בשעות השונות של היום, כיצד הוא נשבר ונכנס לחלל המעוצב.

ישנן מס טכניקות לניצול האור הטבעי:

תעלות אור – עשויות מאלומיניום שמנצל את האור בצורה הטובה ביותר, ע"י העברתו לכיפה האקרילית שבתחתיתה כיפה עמומה שמפזרת את האור בחלל.

מדפי אור – מדפי האור נמצאים מחוץ לבניין וחודרים אליו, וקרני השמש פוגעות במדף ומחזירות אותו לתקרת החדר – רמת הסנוור קטנה ועוצמת ההארה גדולה.

Sky-light- קירוי שקוף שבא להכניס את השמש לתוך המבנה בצורה כמעט ישירה, תאורה מצוינת אך בעייתית מאחר ומחממת את החלל בימים חמים.

וישנה התאורה המלאכותית, כאשר עד לתקופה המודרנית, ההתייחסות הייתה לגוף התאורה עצמו, כלומר אהילים מחומרים, צבעים וצורות שונות, הסיבה העיקרית להתייחסות זו הייתה בשל מגבלות טכניות ופונקציונאליות.

עיצוב תאורה, בעצם, בא לתת מראה שלם ונכון לחלל המעוצב, כלומר, אין די בתכנון החלל, בחירת הרהיטים והגוונים – כחלק בלתי נפרד ממנו בא עיצוב התאורה להשלימו ולפארו.

בעיצוב תאורה נכון, ניתן לקבל תוצאה מושלמת אשר תיצור את האווירה המבוקשת של אותו חלל.

צרכים פרקטיים:

ישנם מקומות בבית ובעסק, שפתרונות התאורה חייבים להיות פונקציונאליים, כגון: מטבח, דלפק אכילה, ראשו של המסתפר אצל הספר ההארה חייבת להיות נכונה ומספקת.

לדוגמא, באזור המטבח, עיצוב תאורה נכון, הוא להאיר בצורה טובה את משטח העבודה לכל אורכו, בעצם, כדי שגוף האדם שעובד עליו לא ייצור צל על איזור עבודתו.

צרכים דקורטיביים:

פעמים רבות, התאורה הדקורטיבית עונה גם על הצרכים הפראקטיים, אבל לצורך התכנון עלינו להפרידם כפונקציות שונות.

תאורת חוץ – על המעצב לתת פתרונות הארה נכונים במקומות שונים, כגון: מדרגות ושבילים, פטיו, עצים ושיחים, מדשאות, ברכות מים, איזור חניה, מחסן.

תאורה בטיחותית – באה להדגיש את שבילי ואזורי המעבר ולמנוע תאונות/מעידות.

יש לזכור דבר אחד עקרוני – לא האור מגדיר לנו את האובייקט והאווירה אלא דווקא הצל.